Prenez soin de la commande dans les documents!


Apparemment, le chaos favorise la créativité, mais sans aucun doute le chaos dans les journaux favorise … les problèmes. Les documents mis dans un tiroir au hasard et mal triés apporteront tôt ou tard des «résultats» sous forme de perte de commandes et de rappels du bureau ou de la banque. Vérifiez donc comment séparer les documents au bureau pour gagner en productivité et … tranquillité d’esprit.

Bureau Lux

Pourquoi vaut-il la peine de maintenir l’ordre dans la documentation?

Tout d’abord, grâce à cela, vous éviterez les problèmes – dans le désordre, il est facile de perdre une facture impayée ou une lettre importante du bureau des impôts, et ainsi oublier la nécessité de régler le problème.

Deuxièmement, la vue de documents désordonnés gâche votre image et peut suggérer un manque de responsabilité ou une négligence. Cela peut nuire à votre accueil par les partenaires commerciaux, les clients ou les supérieurs.

Troisièmement, si vous apprenez à séparer les documents dans l’entreprise, vous gagnerez plus de temps que vous pourrez consacrer à des tâches plus importantes. Ainsi, votre journée de travail deviendra plus efficace.

Comment trier les documents au bureau – règles de base

Vous venez de commencer votre aventure avec la gestion de votre propre entreprise et vous recherchez des brevets efficaces pour la gestion de documents? Ou peut-être que dans votre maison «archives» il y a un chaos éternel et que vous en avez assez de chercher les déclarations fiscales de l’année dernière ou les factures nécessaires pour déposer une plainte pendant plusieurs heures? Dans les deux cas, il vaut la peine de mettre en œuvre les règles suivantes, grâce auxquelles vous apprendrez à comment déposer des documents personnels et ceux liés à l’activité économique.

1. Utilisez des accessoires pour trier les documents

Ne mettez pas tous vos documents en vrac dans un tiroir – si vous faites cette erreur, vous perdrez beaucoup de temps à trouver une facture à l’avenir. Mettez les documents relatifs à la même affaire dans des classeurs de couleurs différentes. Ensuite, organisez des feuilles volantes avec des chemises, des pochettes pour documents et des dos zippés. Vous pouvez en outre marquer les documents placés dans des classeurs avec des onglets d’indexation colorés.

2. Trier les documents par catégorie

Si vous recherchez un moyen simple de comment déposer des documents personnels ou papier à en-tête, commencez par décomposer toutes vos actions en catégories. Dans votre entreprise, vous pouvez trier les documents par:

  • type (par ex. demandes, factures, projets, contrats, formulaires),
  • circulation (interne et externe),
  • degré de confidentialité.

Chez vous, vous pouvez organiser vos documents en:

  • sujet, par exemple diplômes scolaires, déclarations fiscales, contrats et factures de services publics (séparément pour l’eau, le gaz, l’électricité), certificats d’achat d’équipement,
  • l’année à laquelle ils se rapportent.

3. Trier par couleur

Comment séparer les documents au bureau pour ne pas oublier les questions importantes? Recherchez… couleurs. Trois suffisent:

  • rouge (questions urgentes),
  • vert ou bleu (choses qui peuvent encore attendre),
  • jaune (choses faites ou non nécessaires).

Vous pouvez également utiliser des couleurs pour marquer les documents en fonction de la diffusion (par exemple noir – interne, blanc – externe) ou du type. Le classement sera plus facile pour vous avec des classeurs et autres accessoires colorés: notes autocollantes, épines de serrage et chemises.

  1. Organisez vos documents à la volée

Pour garder votre bureau ou votre domicile «archivé» en ordre, triez les documents dès que vous les recevez. Nouvelle facture à payer? Collez-le dans le classeur urgent rouge. Contrat avec un opérateur mobile? Mettez la feuille de papier dans un classeur jaune. Passez régulièrement en revue vos documents pour jeter ceux dont vous n’avez plus besoin et faites de la place pour de nouveaux.

Whire trie votre documentation

Comment séparer les documents dans l’entreprise – des meubles qui vous aideront dans ce domaine

Même si vous pouvez gérer votre entreprise de n’importe où dans le monde (par exemple en travaillant sur un ordinateur portable dans votre café préféré), vous devez disposer d’un emplacement fixe où vous conserverez factures, contrats, lettres officielles, formulaires – à mesure que votre entreprise se développe, il y en aura de plus en plus. Comment séparer les documents au bureau?

Commencer avec bureaux. Le modèle équipé d’un tiroir ou d’une armoire vous permettra de garder une documentation fraîche à portée de main, sans encombrer le lieu de travail. Vous pouvez également choisir un bureau sans espace de rangement, mais avec un grand plateau – les documents avec lesquels vous travaillez actuellement peuvent être placés dans une litière sur le bureau. Si vous avez besoin de beaucoup d’espace libre sur le comptoir, vous pouvez placer une petite commode sous le bureau – les documents seront cachés, mais toujours à portée de main.

Bureau Bureau Lux
Un grand bureau Office Lux et une commode mobile pour documents (et plus)

Comment séparer les documents dans l’entrepriseà mesure que votre entreprise se développe et que vous avez besoin de plus en plus d’espace de stockage? Utiliser à cette fin étagères avec segments ouverts et fermés.

Sur les étagères ouvertes, conservez les classeurs que vous utilisez le plus souvent et les classeurs fermés pour les documents confidentiels et ceux que vous utilisez rarement. Au bureau, les étagères professionnelles et les armoires de bureau sont les meilleures – pratiques et spacieuses, avec un design neutre.

Bibliothèque de bureau BRW
Bibliothèque BRW Office – elle contiendra tous vos documents!

Et comment déposer des documents personnels si vous n’avez pas besoin d’un lieu de travail? Vous pouvez utiliser n’importe quel meuble pour vos archives personnelles, par exemple une commode, une vitrine, une bibliothèque ou une armoire.

Si vous stockez de la documentation dans la salle d’exposition, assurez-vous que les classeurs ne sont pas visibles – grâce à cela, vous éviterez l’effet «bureau». Il est plus facile d’organiser les papiers si vous les gardez séparés, plutôt qu’avec de la vaisselle, des serviettes de rechange ou des livres.

Dirigez-vous une entreprise dans votre showroom? Choisissez une bibliothèque qui correspond au reste du mobilier ou de la même collection et assurez-vous que les documents ne ressortent pas. Si vous avez peu d’espace, vous pouvez utiliser des étagères ou des armoires murales au lieu d’une bibliothèque – installez-les près du bureau afin qu’elles ne dépassent pas la zone de bureau et vous aurez un accès facile aux documents.

Mobilier de bureau noir

Organisateurs grâce auxquels vous éviterez le chaos dans les documents

Non seulement les meubles vous aideront à maintenir l’ordre dans votre entreprise ou votre maison “archives”. Il est plus facile de contrôler l’empilement de la documentation si vous utilisez une variété de boîtes et de conteneurs. Grâce à eux, vous gagnerez plus d’espace de stockage – les conteneurs peuvent être empilés au bas de l’armoire ou placés sur le dessus du rack.

Si vous venez de démarrer une entreprise et que vous ne savez pas encore comment trier les documents dans votre entreprise, commencez à jeter des feuilles individuelles dans une boîte en carton. Après quelques semaines, triez-les et mettez-les dans les classeurs appropriés. Plus tard, les boîtes seront utiles pour les documents qui ne sont plus nécessaires, mais que vous ne pouvez pas encore jeter.

Les conteneurs mobiles sur roues vous aideront à ranger facilement vos documents au bureau. Dans des tiroirs pratiques, vous pouvez stocker les documents avec lesquels vous travaillez actuellement, et les roulettes vous permettront de les transporter plus facilement (par exemple dans une bibliothèque avec des classeurs ou une déchiqueteuse).

Si vous dirigez une entreprise à la maison, vous pouvez atteindre des boîtes avec une impression décorative – placées sur les étagères du rack, elles vous aideront à contrôler la documentation et en même temps décoreront votre lieu de travail.

Les boîtes en plastique avec un couvercle hermétique et encliquetable sont également très utiles. Ils facilitent non seulement le transfert de grandes quantités de documents (par exemple du bureau aux archives), mais protègent également le papier contre l’humidité ou les parasites. Grâce à cela, vous pouvez placer des documents d’archives dans le grenier ou au sous-sol, gagnant ainsi plus d’espace dans le bureau à domicile. Choisissez des conteneurs transparents et il sera plus facile de trouver le bon document, quand vous en aurez besoin.

Vous créez une entreprise et vous ne savez pas comment organiser votre premier bureau? Regardez ici: “Comment aménager un bureau à domicile” et ici: “Comment aménager un bureau pour une petite entreprise?”.




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